Kontrollen der ITM

Die Gewerbeaufsicht oder ITM („Inspection du Travail et des Mines“) verstärkt ihre Kontrollen in den einzelnen Betrieben. Daher ist es wichtig, dass Sie im Falle einer Inspektion alle Anforderungen erfüllen!

Das Gesetz verlangt, dass Sie für alle Ihre Mitarbeiter eine Reihe von Dokumenten auf dem neuesten Stand halten. Nachstehend finden Sie eine Liste dieser Dokumente.

Der unterzeichnete ursprüngliche Vertrag und eventuelle Zusatzklauseln

Sie müssen sämtliche Arbeitsverträge der einzelnen Mitarbeiter zur Hand haben.

Wenn diese abgeändert wurden, müssen Sie außerdem in der Lage sein, einen schriftlichen Zusatz zu den Arbeitsverträgen vorzulegen.

Lohnabrechnungen und Zahlungsnachweise

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dem Arbeitnehmer monatlich – vorbehaltlich der im Gesetzbuch ausdrücklich erwähnten Ausnahmen – eine genaue und detaillierte Übersicht über die Berechnung des Lohns (allgemein bekannt als „Lohnabrechnung“) auszuhändigen, unabhängig von der Form oder der Art der Übermittlung dieser Lohnabrechnung.

Der Zweck einer Lohnabrechnung (gemäß Artikel L.125-7, Absatz 1 des Arbeitsgesetzbuches) besteht darin, es dem Arbeitnehmer zu ermöglichen, „zu überprüfen, ob der erhaltene Lohn mit dem tatsächlich geschuldeten Lohn übereinstimmt“. Im Grunde geht es darum, sicherzustellen, dass die Arbeitsperiode und die Gesamtzahl der Arbeitsstunden mit dem gezahlten Lohn, dem Lohnsatz für die geleisteten Stunden, der Anzahl der bezahlten Überstunden, der Sonntags-, Feiertags- oder Nachtstunden sowie allen anderen Vergütungen in Form von Geld oder Sachleistungen übereinstimmen.

Als Nachweis für die Zahlung der Löhne reicht es hingegen aus, wenn Sie Folgendes vorlegen:

• Eine Kopie der Belastungsanzeige der Bank, wenn das Gehalt auf das Bankkonto des Arbeitnehmers überwiesen wird.
• Eine Kopie der vom Arbeitnehmer ordnungsgemäß unterzeichneten Quittung.

Das Gehalt muss jeden Monat spätestens am letzten Tag des betreffenden Kalendermonats gezahlt werden. Sie können jedoch auch zwischen dem 20. und 25. des Monats eine Anzahlung von mindestens 80% des Gehalts überweisen. Der Restbetrag muss dann bis zum 10. des Folgemonats gezahlt werden.

Das Führen eines speziellen Registers oder einer Anwesenheitsliste

Diese Anwesenheitsliste (Register oder spezielle Datei), auch Stundenzettel genannt, erfasst den Beginn, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeit.

Normalerweise passiert diese Arbeitszeiterfassung mithilfe einer Stempeluhr.

Die Zeiterfassung ermöglicht es dem Arbeitgeber, die Erfüllung verschiedener Verpflichtungen nachzuweisen, wie z.B. die Kontrolle und Abrechnung der Arbeitszeit sowie die Zahlung des genauen Lohns für die tatsächlich gearbeiteten Stunden.

Aus diesem Grund ist es obligatorisch, die Anwesenheitsliste der Mitarbeiter auszufüllen und auf dem neuesten Stand zu halten. Je nach Größe und Art Ihres Unternehmens lohnt es sich demnach, ein Zeiterfassungssystem für die Mitarbeiter einzurichten. Es gibt verschiedene Methoden: von einer einfachen Excel-Datei bis hin zu einer komplexeren Software.

Lesen Sie auch unseren Artikel über Überstunden, Nacht- und Sonntagsarbeit! (Arbeitszeiterfassung: Achten Sie auf die Einhaltung der Vorschriften!)

Ein Buch über den gesetzlichen Urlaub oder Lohnabrechnungen, die den gesetzlichen Urlaub aufführen

Auch hier ist der Arbeitgeber verpflichtet, die an gesetzlichen Feiertagen geleisteten Arbeitsstunden und die den Arbeitnehmern dafür gezahlten Vergütungen in ein spezielles Register oder eine spezielle Datei einzutragen.

Zur Erinnerung: Als gesetzliche Feiertage gelten:

1. Neujahr (1. Januar);
2. Ostermontag;
3. 1. Mai (Tag der Arbeit);
4. Europatag;
5. Christi Himmelfahrt;
6. Pfingstmontag;
7. Nationalfeiertag (öffentliche Feier zu Ehren des Geburtstages des Großherzogs, 23. Juni);
8. Mariä Himmelfahrt (15. August);
9. Allerheiligen (1. November);
10. 1. Weihnachtstag (25. Dezember);
11. 2. Weihnachtstag (26. Dezember).

Anmerkung: Der Satz für den Feiertagszuschlag beträgt 100%.

Schulungsnachweise der Arbeitnehmer

Die ITM ist berechtigt, von jedem Arbeitnehmer, der an einer Schulung teilgenommen hat, einen Nachweis zu verlangen. Dies kann ein Schulungszertifikat sein oder, im Falle einer laufenden Schulung, der Nachweis der Einschreibung für die Schulung und der entsprechende Versandnachweis. Bitte beachten Sie, dass einige Schulungen obligatorisch sind.

In jedem Unternehmen muss ein Arbeitnehmer mit diesen obligatorischen Schulungen beauftragt werden:

• Beauftragter für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz (Sécurité et Santé au Travail);
• Erste Hilfe: Einführung in die Erste-Hilfe-Maßnahmen;
• ALUGAZ – Arbeiten in der Nähe von Gasleitungen;
• Entfernung von Asbestzementprodukten im Freien;
• Asbestsanierung (gemäß RGD 04. Juli 2007).

Ärztliche Einstellungsbescheinigung

Jeder Mitarbeiter (Arbeitnehmer, Leiharbeiter, Schüler und Student, Auszubildender und Praktikant) ist verpflichtet, sich innerhalb von zwei Monaten nach der Einstellung einer medizinischen Untersuchung durch den Arbeitsmediziner zu unterziehen. Bei Arbeitnehmern, die Nachtarbeit leisten und bei risikoreichen Arbeitsplätzen muss dies sogar vor der Einstellung geschehen.

Im Falle einer Kontrolle innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Frist von zwei Monaten für die Einreichung dieser Bescheinigung über die Eignung für den Arbeitsplatz muss der Arbeitgeber in der Lage sein, eine gültige periodische Bescheinigung oder, wenn dies nicht möglich ist, die Terminanfrage mit ihrem Versandnachweis oder bestenfalls die Terminbestätigung des arbeitsmedizinischen Dienstes vorzulegen.

Zu finden auf dieser Internet Seite https://www.stm.lu

Aufenthaltsgenehmigung und Arbeitserlaubnis für Drittstaatsangehörige

In Bezug auf die Beschäftigung von Drittstaatsangehörigen hat der Arbeitgeber einige Verpflichtungen.

Jeder Drittstaatsangehörige muss über eine Aufenthaltsgenehmigung oder einen Aufenthaltstitel verfügen und diese dem Arbeitgeber vorlegen, bevor er die Stelle antritt. Während der Beschäftigungsdauer muss der Arbeitgeber dann eine Kopie des Aufenthaltstitels des Arbeitnehmers aufbewahren, um sie den Inspektoren im Falle einer Kontrolle vorlegen zu können.

Darüber hinaus muss der Arbeitgeber ab dem ersten Tag der Beschäftigung eines Drittstaatsangehörigen den für Einwanderung zuständigen Minister innerhalb von drei Arbeitstagen benachrichtigen. Dabei muss er vor allem den Beginn des Beschäftigungszeitraums mitteilen.

Auf diese Weise kommt der Arbeitgeber seinen Verpflichtungen nach und kann nicht haftbar gemacht werden.

Praktikumsregister

Auch Praktikanten sind nicht von einer Kontrolle durch die ITM ausgenommen! Egal, ob es sich um einen Praktikanten im Rahmen eines Studiums im luxemburgischen oder ausländischen Bildungswesen oder um ein Praktikum zum Erwerb von Berufserfahrung handelt, der Arbeitgeber muss ein Praktikantenregister führen, ähnlich wie das Anwesenheitsregister für die Arbeitnehmer.

Dieses Register muss jederzeit von der Personaldelegation einsehbar sein und der Gewerbeaufsicht auf einfache Anfrage zur Verfügung gestellt werden können.

Sie müssen sich bewusst sein: Sollten diese Dokumente unvollständig sein, können Sie ein hohes Risiko eingehen! Dann kann die ITM Ihnen nämlich eine Geldstrafe auferlegen.

Auf Wunsch übernimmt FISCOGEST die Bearbeitung Ihrer Unterlagen nach dem geltenden Tarif.